投稿者: キム

今日からブログ再開します！
まずは意気込みだけ🌻

環境整備
工場でもスタート
皆が行っていくのは良い形。
説明文もつくり良い形へ。

事前準備があると〇
根回し説明。
皆前向きにとらえてもらえるよう。

一つづつ行っていきます。

会議では３つのことを大事に行っています。

１）目的とゴールを共有する事
会議はどの会社でもあると思います。
週次会議、月次会議、営業会議、進捗会議。
弊社でも会議はありますが、大事にしている事は、
「会議の目的とゴールを共有すること」です。
これを設定しない場合、それぞれが思うがまま話をして「会議をする事」が目的になってるケースが多いと感じます。
例えば進捗会議では
　目的　：お互いの状況を理解し、仕事を円滑にするため
　ゴール：〇〇さんは木曜忙しそうだ。仕事は水曜前に頼もうと配慮しあえる事
という設定をしています。

２）時間を守る事
ついつい話しすぎたり、議論が白熱すると時間をオーバーする事があります。
そこで弊社はタイマーをかけて、各自の持ち時間を守り行ってます。
そのため、定例会議は30分程度で終わるものが多いです。
また制限がある事で「必要な事は何か」を考え話す習慣をつける事ができます。

３）最後に会議で気づいた事感じた事を参加者全員が話す事
１つの事実も人によって解釈や感じた事が違う事があります。
先ほどの例のように「木曜忙しそうだ」という事実を、「木曜までなら仕事頼める」「今週は忙しそうだ」と人により解釈が異なる事があります。
そのギャップを埋めるとともに、会議内容をどう感じたかを言葉にしてもらう事で、お互いの考えが分かり、より仕事が円滑に進むと考えてます。
また、必ず話す必要があるため、会議中も常に自分事として参加してもらえる効果もあります。

月１改善スタート。
事務所メンバーで月１改善をスタートさせました。
改善報告を提出したorしたないがわかるよう、クリアファイルに「未提出」という黄色シールを貼りました。
早速、5月に中途入社した社員の一人から質問。
「木村さん、5歩あるいて毎日保管しているファイルを自分の机へうつせば0歩ですみます。これを改善にしてよいですか？」と。
月１改善の意味を理解し、自分で考え提案してくれた思考。何より半年もたたずに環境整備へ慣れ、柔軟に対応してくれる事が嬉しくなり「もちろん、OKです」と回答。
環境整備という場、同じベクトルへ向いてる社員のシェアが大事という事に改めてきづきました。
微差が大差を生む。
今週もがんばりマッスル

メールなどを返信する際に定型文を利用して返信する事がある。
その際に便利なツールが「PhraseExpress」だ。

既定の長文（なんと10万語まで）を登録しておき、
規定の文字を入力すると登録された内容が表示される。
windowsの辞書ツールと同等のものだ。

このツールの便利な点は、カーソルの位置も指定できるという事。
辞書ツールで変換すると文末にカーソルが移動されるので、
文頭へカーソルを移動する必要がある。

しかし、このツールはカーソル移動まで組み込めるため、
文頭へ移動する手間なくすぐに文章を書くことができる。

少しの差だが、1日何通ものメールを考えるととても便利である。

工場の環境整備が始まりました

まずは「整理」から。
大物も動かし見えやすくします。

最初に取りかかったのが「三方断裁」。
三方断裁で本のサイズにあわせ交換する「枕」を整理整頓。

棚の中にしまわれいつものを整理整頓。
1枚だと倒れやすかったので裏に板を打ち付けました。
また、打ち付けやる釘が出るのでナットを利用し安全性をアップ。

ボードを制作しているときに、周りの社員から、「整理してくれてありがとう」と言う人もいれば工具を貸す者もいれば、立派だねと言ってくれる人もいる。
これが工場全体で広まると 物を探す時間がに効率的になる。
今後も進めていきます。

うちの会社では製本業界１を目指そうと思います。
製本業界１といっても何をもって？？と考えたとこ、目指すものが決まりました。

それは「挨拶」です。

基本の　き　ですが、社員全員70人がきっちり挨拶できる会社は以外と少ないのでは？と。
何よりも挨拶って自分も相手も幸せにする術だと思うのです。
お互いの存在を認め合ってるから成り立つものだから。
武道でいう「礼に始まり礼に終わる」。そんな感覚です。

私たちが目指す挨拶は居酒屋での威勢の良い挨拶ではありません。
作業中でも手を止め、相手の方向を向き、一礼をする。
これを社員全員ができる事を目指します。

そのために、まずはその模範となる社員を数名選び、
挨拶運動をスタートさせました。
その社員たちの姿をみて「この挨拶はよかった」と思う人へシールで投票する仕組みを作りました。
どんな花がさくかはお楽しみに。

社内の誰かとランチにいくとき、
「どこいこうか？？」
と質問した場合、

Aさん「どこでもいいよ」
Bさん「パスタがいいな」
という答えが返ってくる。

Aさん→Bさんでみると、自己主張が強いな～と感じるかもしれない。
Bさん→Aさんでみると、食べたいものないのかな～と感じるかもしれない。

これが会社の場合、各自の意見を聞く会議などの場面で
「何か意見がありますか？」
と質問し、意見を言う人と言わない人の違いと似ている。

意見を言わない人　＝　ダメな人ということが言いたいわけではない。
もし、仮にAさんが「自己主張をあまりしないタイプでルーチンワークを毎日コツコツやるのが得意」ということが
あらかじめ分かっていたらどうコミュニケーションが変わるか？　という事である。
それが相手の当たり前なので、意見を言わないことへ対しての納得感が高まると思う。
ようは、コミュニケーションが円滑になるという事だ。
それ以外にも、「考え方が柔軟な人」「論理的思考が強い人」「アイディアだしが好きな人」などの
特性が分かっていると事前の心構えができる。

では、どうやってあたりまえを理解するのか？
１つの解として「大人の性格診断」だ。
どんな思考のクセがあるのか、どんな行動をとりやすいのか。
そんな診断を受け、結果を社内で共有することで相手の当たり前を理解する事ができる。
早速弊社で行ったのは「EGプロファイル」というものだ。
アメリカの脳科学者が10万人のデータをもとに分析・分類したものだそうだ。
経営塾などでも採用実績が多く、この内容だけで国内から本もでているので実績もあるものだ。
社内コミュニケーションの環境を整えるにはもってこいのツールだと感じた。

上司の行った事を理解しようとしてもダメ、やってみないとわからない。
上司と器が違う。
部下の器に入らないから、上司をなかなか理解できないのが当たり前です。
器の差が部下の成長できる余地です。
実行してみて器が大きくなる。

素直に実行する事が重要。
素直に実行する事で上司との差がなくなる。
部下に追いつかれないよう、上司も器を大きくする。
結果、良い循環が生まれ、会社の器が大きくなる。
器が大きくなければ、チャンスがきても対応できない。

社内コミュニケーションが大事という話はどの会社でも聞きます。
なんで大事なのか？
それを考えていたときに、ある本に出会い良い言葉をもらいました。

「私の仕事」を「私たちの仕事」にするため

いい言葉だなと思いました。
「私の仕事」では自分の担当仕事ができていれば良い。
逆にいえば、自分の担当範囲が決まっているからミスを起こしたくない。
結果、責任が自分に及ばないよう仕事を囲い隠してしまう。

これが「私たちの仕事」になると、全員が１つの目標に向かって
仕事をする事になる。
1人の目で行き届かないとこも、複数の目でみる事で格段に質が良くなる。
仲間のためにと仕事の姿勢も自発的になる。

これに至るために、必要なものが２つあると思う。
１つは「共通の目標」。
１つは「相互理解」。

「共通の目標」は、会社全体の目標であり、重点方針であり、
行動指針である。
うちでいえば「経営計画手帳」がこれにあたる。

「相互理解」は、社内でのランチ会（コロナ影響では中止中）などがあたる。
が、これは月１開催のため日常的ではない。
そこで、サンクスカードを社内で送り合う頻度をもう少し高めようと考えました。
忙しくなると、中々書きづらいサンクスカード。
それならば、書く時間を設けてしまおうと考えました。
毎週水曜日は「感謝の時間」と決め、朝15分間時間をもうけサンクスカードを書く時間をとりました。
始めた当初は、「感謝は感謝したい出来事が起きたそのときに行いたい」
「感謝はひねりだして書くものでない」という意見がでました。
しかしながら、それでも書く事、もう少しいえば「他者を理解すること」を
習慣化して欲しいと考え続けました。

たしかにサンクスカードを書くのは手間です。
ただの紙っきれです。
でも、もらうと嬉しいんです。
仲間が重いものを持っていたから、ドアを開けるの手伝う。
そのことでサンクスカードをもらう。
すると、「あっ、行動をちゃんと見ててくれたんだ。」と感じます。
その小さな小さな積み重ねが相互理解を含め「私たちの仕事」になる。
そう考えてます。

ちなみに、私はもらったサンクスカードを日記へ貼っています。
後で見返すとその出来事が脳で再生され、何度みても嬉しい気持ちになれます。
何より、自分が行動してきた軌跡となるので、自信にもつながるのです。

今後も続けていきたいと思います。