会議では３つのことを大事に行っています。
１）目的とゴールを共有する事
会議はどの会社でもあると思います。
週次会議、月次会議、営業会議、進捗会議。
弊社でも会議はありますが、大事にしている事は、
「会議の目的とゴールを共有すること」です。
これを設定しない場合、それぞれが思うがまま話をして「会議をする事」が目的になってるケースが多いと感じます。
例えば進捗会議では
目的 ：お互いの状況を理解し、仕事を円滑にするため
ゴール：〇〇さんは木曜忙しそうだ。仕事は水曜前に頼もうと配慮しあえる事
という設定をしています。
２）時間を守る事
ついつい話しすぎたり、議論が白熱すると時間をオーバーする事があります。
そこで弊社はタイマーをかけて、各自の持ち時間を守り行ってます。
そのため、定例会議は30分程度で終わるものが多いです。
また制限がある事で「必要な事は何か」を考え話す習慣をつける事ができます。
３）最後に会議で気づいた事感じた事を参加者全員が話す事
１つの事実も人によって解釈や感じた事が違う事があります。
先ほどの例のように「木曜忙しそうだ」という事実を、「木曜までなら仕事頼める」「今週は忙しそうだ」と人により解釈が異なる事があります。
そのギャップを埋めるとともに、会議内容をどう感じたかを言葉にしてもらう事で、お互いの考えが分かり、より仕事が円滑に進むと考えてます。
また、必ず話す必要があるため、会議中も常に自分事として参加してもらえる効果もあります。