リモートワークでのタスク管理

リモートワークを行うと問題にあがるのが、
「本当に仕事をしているか」という事です。

その対策を調べていく過程で仕事の時間測定で
便利な方法を発見しました。その方法は、
グーグルカレンダー + Toggl(時間計測ツール) を利用したものです。やり方は、グーグルカレンダーへ打合せ予定と
同じように1日の作業内容を登録。

作業開始時にカレンダーへ出てくる「Toggl」のタイマーボタンを押すだけ。
終了時はStopボタンを押します。これを繰り返すだけで、各タスクの作業時間が計測されます。
実際使ってみて、1日の作業内容を振り返ると、色々な事が分かりました。「リモートワーク」を調べ検証した時間が45分。
10分程度で終わると思ってた簡単な資料、体裁などを整えていたら30分以上たっていた、、、などです。

これを継続する事で分かる事が、「各タスクにかかる目安時間」です。例えば私の場合は、調べものは20分、経理処理は30分、見積書作成は1時間などが分かりました。
Togglの設定は簡単。インターネット上でユーザーを作成し、
グーグルカレンダーと連携の設定をするだけ。
自分一人で利用する場合は無料です。計測結果を1日の日報と共に報告してもらえれば
リモートワークでの作業管理もしやすいと感じました。

「伝える」

同じことを6回繰り返して初めて、全体の60%の情報や意図が伝わる。

繰り返す事が重要。
短期的に結果を求めない。
1を聞いて10を知るは経験値があるからで例外。
伝わったかを確認する質問も重要。
もちろん、1回で伝わるものもある。
それは、「今」は具体的でこれまで何回も繰り返されたもの。
最初はどうだったかを考えると、、、結果は同じである。

「家庭」

家庭がごたごたしていれば、いい仕事はできない。
一家の長にとって一番大事なことは、家族みんなに
やさしい心で接することです。
本当の強さはやさしさです。
強くないとやさしくはできません。

まずは自分を理解する事。
自分の良い点だけでなく、悪い点も含め理解し受け入れる事。
「清濁あわせ、それが自分」
自分の悪い点や弱さを認められるから、他人も認められる。
強さの始まりはそこから。
弱点の無い人はいない。
人は人に支えられている。
人を信じ身を預けられるかが「勇気」である。
考えるだけでは何も変わらない。
考えてる事は自分にしか分からない。
他人の事は分からない。
だから、「行動」し目に見える変化をおこさなければ
何も変わらない。
行動するから次の景色が見える。
千里の道も一歩から。

「従業員」

今いる人が最高です。
相手は変えられない。
変えられるのは自分だけ。
今いる人を「最高」と思うか「最低」と思うかは自分次第。
その気持ちが日頃の姿勢にでる。

「集中力」

1つのことだけをやりぬく事です。
時間を決めてやる。
自分が集中しやすい時間がある。
朝、夕方、タバコを吸った後。
自分が集中しやすい状況がある。
電話がこない、やる事が決まっている、終了時間を決めて行う。
「なぜ、いま、どうやって」を考えるから、「1つ」が選択できる。

「おかしい」

何もわかっていないあたたがおかしいのです。

現地現物現実が足りてない。
上記情報が集まればおかしいと考える感じない。
おかしいと考える前に「どう対処するか」が分かり、
そこへ焦点が当たるから。
おかしいと感じる感性は大事だが、
おかしいと感じるだけでは何も変わらないという事。

「物事」

コインの表裏と同じで、二面性がある。
表面ではわからない事情が必ずある事を意識し、
その本当の部分を知る努力をする。

表裏一体。
質問があれば何かしらその意図がある。
普段と違った仕草や行動があれば、いつもと違う何かがある。
その「いつもと違う」を感じるために感性を磨き、
また、日々の情報収集が必要である。

「近い」

重要な選択要件であ。
通勤距離が近い。
お客様との物理的な距離が近い。
お客様との心理的な距離が近い。
駅から近い。

近さは強み。
今のお客様との「近さ」を知り、どうやって「近く」なるかを定期的に考える事が必要である。

「コミュニケーションはキャッチボール」

昨日、新入社員の皆さんへ現場研修後に不安な事を聞きました。
その中で印象的だったのが

「自分が行っている作業とそのやり方が正しいのかわからず不安」

という事。
「機械が止まったとき、自分のせいで止まったのか?のせ方が悪かったのか?」。
他仕事も同様です。
結局、お互いの意思疎通 = キャッチボール が重要だという事。
そう感じました。

「文書作成」

要件がつたわればよい。考えてはいけない。
思いついた事を箇条書きにすればよい。

言い回しや表現方法にこだわりすぎて
時間を使いすぎるなという事。
ただし、「要件がつたわる」という点がポイント。
「相手」に要件がつたわるにはどうすればよいか?
は考えねばいけない。
基本は、5W2Hを利用する。
応用は、相手の背景、置かれた立場、思考パターンを考える。